Mi experiencia en la Ejecución de Proyectos en las Empresas
Escribe Mario Saffirio, Enterprise Architect en Embotelladora Andina S.A.
Años de experiencia en grandes empresas avalan esta visión de los aspectos fundamentales para la exitosa ejecución de un proyecto al interior de una organización.
En mis más de 30 años de ejercicio profesional he ejecutado innumerables proyecto, encontrando que existente tres clases de actores: los mandantes “son los que encargan el proyecto-, los técnicos “son los que ejecutan- y los usuarios “son los que aplican el resultado del proyecto. Esto significa, que aparte de la dificultad técnico que pueda tener el proyecto, surgen tres aspectos fundamentales para abordar exitosamente la ejecución del proyecto: la gestión de proyectos, la diversidad de lenguajes de los distintos actores y el fenómeno de la oposición al cambio.
El Jefe de Proyecto
Es el cuarto actor de esta obra, su función es lograr que el proyecto se ejecute de acuerdo a lo planificado, es decir que se alcancen los objetivos esperados, que el plazo de ejecución sea el programado y que el costo este en el rango del presupuesto.
Para que un jefe de proyecto pueda lograr las metas descritas en el párrafo anterior es preciso que maneje:
* Los distintos lenguajes de los actores.
* Conocimientos de Management, Gestión de Proyectos y Tecnologías específicas.
* Disponer de estrategias diversas según sea el tipo de proyecto
* Ser capaz de plantear soluciones para mitigar la oposición al cambio.
Lenguajes de los Actores
En la ejecución de un proyecto siempre me ha sido posible distinguir tres tipos de interlocutores: los Mandantes, los Técnicos y los Usuarios. Entendiendo que los Mandantes son quienes encargan la ejecución del proyecto de acuerdo con sus criterios y expectativas. Los Técnicos son las personas que participan en la ejecución propiamente tal del proyecto, por lo general son los especialistas en las tecnologías requeridas por la naturaleza del proyecto.
Y, los Usuarios son las personas que harán uso de los resultados del proyecto, en cierto sentido son los clientes” del proyecto y, que para todo los efectos prácticos, determinan el éxito; así cuando los usuarios han incorporado a su quehacer diario los nuevos conocimientos, herramientas y prácticas que generó el proyecto, los Mandantes dicen que el proyecto resultó”.
Esta diversidad de interlocutores me ha significado una motivación para aprender a conocer y entender los lenguajes profesionales de cada grupo. Así por ejemplo, resulta que el lenguaje de una Analista de Sistema, de un especialista en Marketing o de un Gerente son diferentes dado el ámbito de sus actividades. Por tanto, simplificando el problema, a las interacciones que me he visto expuesto son las que se presentan en el gráfico.
Por consiguiente, en mi entender el Jefe de Proyecto es una persona con conocimientos en distintas tecnologías que le posibilitan ejecutar un determinado proyecto e interactuar con los Mandantes, los Técnicos y los Usuarios. Pero, sobre todo con la capacidad de aprender a aprender.
Matriz de Conocimientos
Desde 1974 he participado en la ejecución de proyectos con las tecnologías de información y con las tecnologías de administración “ management. Y, mi primera aproximación fue considerar los proyectos sólo en su dimensión técnica, es decir dándole énfasis a las actividades técnicas propiamente tales y al personal técnico involucrado. Sin embargo, este enfoque no necesariamente conducía a proyectos exitosos.
En la práctica me resultó necesario incorporar la dimensión administración tanto desde la perspectiva de la gestión de proyectos como de la operación de los sistemas, procesos, tecnologías o procedimientos que resultan de la ejecución del proyecto.
Así la gestión de proyectos la he utilizado para organizarme en términos de plazos, presupuestos y recursos y, por otra parte entenderse y estar en sintonía con los mandantes, es decir los dueños” del proyecto.
La operación surge de la necesidad indispensable que la organización incorpore a su quehacer diario el resultado del proyecto. Esta preocupación está conectada con temas como procesos de negocios, capacitación, administración del cambio y, en general con el management.
Tipos de Proyectos
Para estructurar las estrategias adecuadas para un proyecto tenemos la dimensión de la Ingeniería y la del Conocimiento.
En cuanto a la ingeniería existen dos aspectos fundamentales: la tecnología que se incorporará a la empresa y la gestión de proyectos. El Conocimiento, referido al que deben agregar a su acervo los empleados se tiene: el cambio, que ocurre con una actualización o modernización y, la incorporación de elementos nuevos a la organización.
Con este gráfico me ayudo para explicar que estrategias de ejecución del proyecto son necesarias para poder aumentar la probabilidad de éxito de la ejecución.
Un proyecto de Cambio, como ser la implementación de un ERP, requiere enfatizar los elementos que se actualizarán o perfeccionarán y la capacitación del personal. A la vez de abordar la Administración del Cambio para manejar las variables de la motivación y la disposición de colaboración de las personas.
Para el caso de un proyecto de Incorporación, por ejemplo un sistema CRM. Es indispensable definir los alcances del proyecto de la forma más realista posible, a esto lo denomino Aterrizar la Visión.
La Adquisición de las tecnologías es relevante en sus aspectos de selección, adecuación y de incorporación en la organización, aquí es necesario considerar factores como los niveles de desarrollo organizacional y tecnológico de la empresa.
Oposición al Cambio
Cada vez que en una organización se introducen nuevas maneras de hacer las cosas, se está alterando el quehacer diario de las personas. Esto significa que se les está perturbando la rutina o si se quiere los hábitos de trabajo.
Por ejemplo, si la organización decide que es beneficio reemplazar su sistema de inventarios, este cambio implica para los bodegueros aprender desde cero la nueva operatoria y no es evidente para ellos el beneficio.
Del párrafo anterior, se puede ver que la falta de beneficios evidentes que implica un cambio, no son necesariamente del agrado de todos los afectados. Y, la manifestación del descontento se manifiesta con la Oposición al Cambio, que puede ser consciente o inconsciente y que tiene múltiples manifestaciones prácticas.
La Oposición al Cambio he visto, más de una vez, que ha conducido al fracaso de un proyecto. Por eso es importante considerarla y aprender como abordarla.
Este artículo fue publicado originalmente en el blog de Mario Saffirio, el 28 de noviembre del 2005
